Mit mehreren Änderungen wollen Bundesregierung und Finanzverwaltung das jahrzehntealte Problem des Kassenbetrugs in bargeldintensiven Branchen bekämpfen. Unternehmer müssen sich ab 1.1.2017 auf einige Änderungen einstellen, mittelfristig hat die Bundesregierung mit den geplanten Gesetzesänderungen vor allem die nachträgliche Kassenmanipulation im Blick.

 

Konkrete Änderungen bei der Kassenführung ab 2017

Zum 31.12.2016 läuft die Übergangsfrist der sogenannten Kassenrichtlinie aus. Danach dürfen ab 01.01.2017 nur noch Datenverarbeitungssysteme (z. B. Registrier- und PC-Kassen, Taxameter, Wegstreckenzähler, Waagen mit Registrierkassenfunktion und ähnliche Geräte) eingesetzt werden, die alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten einzeln aufzeichnen sowie unveränderbar und vollständig aufbewahren. Außerdem gilt ab dem Jahreswechsel für alle elektronischen Kassenaufzeichnungen eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Tipp: Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe hat ein Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung herausgegeben, das hier abrufbar ist.

 

Übersicht – ab 2017 gelten demnach folgende Grundsätze:

  • Beim Einsatz von elektronischen Kassen sind grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen.
  • Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
    -        jederzeit verfügbar sein,
    -        unverzüglich lesbar sein,
    -        maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
  • Auch die Auswertungs-, Programmier-, Stammänderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen sind aufzubewahren.
  • Das Unternehmen muss nachweisen können, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden.
  • Die Finanzverwaltung hat im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, auf alle digitalen, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten zuzugreifen. Alternativ zum unmittelbaren Zugriff kann eine Datenträgerüberlassung verlangt werden. 

 

Kassenführung: Auslaufen der Übergangsregelung Ende 2016

Bis zum 31.12.2016 hatten Steuerpflichtige die Möglichkeit, alte Geräte, die den Anforderungen nicht entsprachen, weiterhin in ihren Betrieben einzusetzen. Softwareanpassungen und Speicherer­weiterungen hatten jedoch bereits mit der Maßgabe zu erfolgen, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Soweit ein Gerät bauartbedingt den in der Kassenrichtlinie beschriebenen gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nur noch bis zum Jahresende nicht beanstandet, wenn der Unternehmer dieses Gerät in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Viele im Handel tätige Unternehmen haben deshalb bereits neue Registrierkassen angeschafft oder planen kurzfristig einen Neukauf.

 

Keine Kassenpflicht

Bereits nach den heutigen gesetzlichen Vorschriften sind Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Zudem sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten.

In den vergangenen Monaten ist jedoch Unsicherheit darüber aufgekommen, ob ab 2017 eine Kassenpflicht bestehen und sog. offene Ladenkassen nicht mehr zulässig sein könnten. Hier sorgt eine kurz vor dem Jahresende verabschiedete und ab sofort gültige gesetzliche Klarstellung für Sicherheit: Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeits­gründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Das betrifft offene Ladenkassen.

 

Weitere Gesetzesänderungen

Mit den Änderungen ab 2017 sieht der Gesetzgeber aber das Problem des Kassenbetrugs noch nicht vollständig gelöst und plant daher weitere Änderungen. Dadurch könnte die voraussichtliche Nutzungsdauer neu angeschaffter Kassensysteme eingeschränkt werden.

Die moderne Technik elektronischer Kassensysteme ermöglicht immer ausgefeiltere Manipulationen innerhalb der Buchführung. Aus Sicht der Bundesregierung handelt es sich dabei um ein ernstzunehmendes Problem, da die Technik der Registrierkassen es erlaubt, Buchungen willkürlich verschwinden zu lassen. Dabei erweist sich die Manipulation von Kassensystemen als verhältnismäßig einfach: Die entsprechende Manipulationssoftware, sogenannte Zapper, ermöglicht umfassende Veränderungen und Löschungen von Daten, ohne Spuren zu hinterlassen. Sie kann Bedienereingaben unterdrücken, Umsatzkategorien löschen, Datenbanken inhaltlich ersetzen, Geschäftsvorfälle erfassen, die nicht stattgefunden haben, oder auch hochpreisige durch preiswertere Waren ersetzen.

 

Einführung einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung

Kern der geplanten Reform ist es, den Einsatz von Manipulationssoftware zu erschweren oder gar zu verhindern. Zukünftig sollen elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.  

Die elektronischen Grundaufzeichnungen sind dabei einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufzuzeichnen (Einzelaufzeichnungspflicht). Sie müssen auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar gehalten werden. Außerdem wird es eine technische Verordnung geben, in der präzisiert wird, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen sind und wie eine Protokollierung der elektronischen Aufzeichnungen sowie deren Speiche­rung erfolgen müssen.

Für den Steuerpflichtigen ist eine Meldepflicht für die eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen vorgesehen. Der Bundesrat hatte zusätzlich die Einführung einer Belegausgabepflicht gefordert. Diese ist im endgültigen Gesetzesbeschluss als Ergänzung zur Sicherheitseinrichtung nun enthalten. Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle erfasst, hat dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten künftig einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen.

Hinweis: Das Gesetz ist technologieoffen. Das ermöglicht eine Zertifizierung sowohl von neuen, als auch bereits vorhandenen Anbietern. Damit wird auch der Einsatz der bereits entwickelten und erprobten INSIKA-Smartcard als Sicherheitsmodul in einer technischen Einrichtung ermöglicht, sofern die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

 

Registrierkassen: Weitere geplante Maßnahmen

Ergänzend soll eine Kassen-Nachschau die bereits vorhandenen Kontrollmöglichkeiten der Finanzverwaltung ergänzen. Zudem sieht das Gesetz neue Sanktionsmöglichkeiten bei Verwendung eines nicht zertifizierten Kassensystems vor. Außerdem soll der Vertrieb einer entsprechenden Manipulationssoftware als Ordnungs­widrigkeit geahndet werden.

Viele Unternehmen haben gerade erst neue Kassen angeschafft oder werden das zeitnah tun. Grund ist der beschriebene Ablauf der Nichtbeanstandungsfrist aus der sogenannten Kassenrichtlinie. Es ist jedoch unsicher, ob diese Kassen die künftigen Anforderungen erfüllen, sodass die gerade erst angeschafften Kassen erneut ausgewechselt oder zumindest umgerüstet werden müssen.  

Ausgehend von einer betrieblichen Nutzungsdauer der Registrierkassen von 6 Jahren räumt das Gesetz  deshalb eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 für diejenigen Regi­strierkassen ein, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, sofern sie die Anfor­derungen der Kassenrichtlinie erfüllen und bauartbedingt nicht aufrüstbar sind.  

Für alle anderen Registrierkassen ist eine erstmalige Anwendung ab dem 1.1.2020 vorgesehen.

Die Kassen-Nachschau wird bereits ab 2018 eingeführt.

Fazit: Durch das kurz vor dem Jahresende doch noch verabschiedete „Kassengesetz“ herrscht nun weitgehende Klarheit. Auch 2017 gibt es keine Kassenpflicht in Deutschland. Wer allerdings elektronische Aufzeichnungen führt, muss sich bereits ab 2017 auf verschärfte Vorschriften einstellen. Ab 2020 bzw. in vielen Fällen erst ab 2023 kommt es dann zu weitergehenden Gesetzesmaßnahmen gegen Kassenmanipulationen. Die Finanzverwaltung erhält bereits ab 2018 mit der Kassennachschau ein weiteres Prüfungsinstrument.

 

Manuel Faisst: "Registrierkassen: Bundesregierung will Kassenbetrug bekämpfen", unter: https://www.lexware.de/artikel/registrierkassen-und-kassenfuehrung-so-will-die-bundesregierung-kassenbetrug-bekaempfen/ (abgerufen am 24.06.2017).

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